En l’espace de quelques années, les agences d'intérim en ligne se sont rapidement intégrées dans le marché de l’emploi temporaire. Ces services 100 % numériques sont venus bouleversés le monopole des acteurs historiques. Les pures players ainsi que les agences temporaires full-digitales ont investi en masse pour élaborer des logiciels, plateformes et applications mobiles capables de les aider à rester compétitifs car l’automatisation des processus RH est une mine d’or apportant une réelle rentabilité à court terme. Cette transformation est d'ailleurs devenue un levier fondamental afin d’offrir aux utilisateurs une expérience satisfaisante capable de les fidéliser à long terme. Voici 5 raisons de se lancer dans l’automatisation des processus RH en intérim.
1. Se démarquer avec un atout concurrentiel
Les géants du secteur du travail temporaire (Adecco, Randstad et Manpower) représentent à eux-seuls 16 % des parts du marché mondial de l’intérim. Pour résister et se démarquer, les agences moins connues se tournent vers les tendances du numérique. En s’inspirant des nouvelles technologies et en utilisant celles des pures players du digital, celles-ci investissent dans des outils capables de leur apporter davantage de rentabilité.
Les agences d’intérim indépendantes ont aujourd'hui un double défi : Devoir rester compétitives face à la transformation du secteur, avec des budgets plus limités. La numérisation de l’ensemble de leurs processus devient une véritable carte à jouer car elle les rend plus productives (gain de temps), efficaces (meilleure gestion d’un fort volume de candidatures et de missions) et fiables (création de synergies sur toutes les parties des fonctions administratives et juridiques). De plus, ce gain de temps leur offre l’opportunité de se centrer sur leur cœur de métier : Le conseil, et la relation intérimaires et clients tout en accentuant leur expertise sur leur marché local de l'emploi.
2. Alléger la charge administrative
Inscription des intérimaires, déclarations d’embauches, contrats de missions et de mises à disposition, bons de commande, facturation, paie… La gestion administrative des agences temporaires pour l’emploi est une fonction lourde et chronophage mais assurément décisive.
Les contrats intérimaires sont relativement courts, le turn-over est important et les missions sont fréquemment renouvelées. Et puisque des règles bien spécifiques s'appliquent à chaque contrat des intérimaires et des entreprises utilisatrices, la gestion peut rapidement devenir laborieuse. La dématérialisation facilite ainsi l’accès et la gestion des documents et l'automatisation des processus allège considérablement la charge administrative inhérente aux collaborateurs des agences d’intérim :
Les justificatifs d’embauche (justificatifs de sécurité sociale, d’identité, de domicile, RIB...) sont validés électroniquement.
Les intérimaires envoient par voie dématérialisée tous leurs justificatifs d’embauche, sans devoir se déplacer en agence (dont les horaires d'ouverture sont d’ailleurs parfois incompatibles avec celles des intérimaires). De même, la dématérialisation permet aux agences d’envoyer ces justificatifs obligatoires à leurs clients avant chaque début de mission.
Les DPAE (les déclarations préalables à l’embauche) sont générées automatiquement.
Cette automatisation évite les oublis (très préjudiciable en cas, par exemple, d’accident du travail) ainsi que les erreurs liées aux doubles-saisies manuelles des informations contractuelles.
Les contrats de missions (pour les intérimaires) et les contrats de mise à disposition (pour les entreprises utilisatrices) se signent à distance 24/7.
Grâce à la signature électronique avec validation 2FA sécurisée, ils n’ont pas besoin d’imprimer ou de scanner leur contrat avant chaque prise de poste. En outre, les agences d’intérim reçoivent automatiquement une notification les informant des dates de fin de périodes d’essai ou de fin de missions des intérimaires, leur permettant notamment de réagir rapidement pour activer une souplesse, créer un avenant...
Les bulletins de paie, les relevés d’heures, les factures et autres documents RH sont diffusés en temps réel et disponibles à tout moment.
Tous les documents de fin de contrats sont générés automatiquement et envoyés directement aux acteurs concernés. La traçabilité et la dématérialisation des documents permet de gagner du temps et de n’en omettre aucun. La transmission automatique des informations de paie permet, quant à elle, d'éviter les erreurs de saisies sur les bulletins, susceptibles d’avoir des conséquences néfastes sur les relations professionnelles.
Cette agilité des processus et surtout les synergies engendrées par toutes les fonctionnalités, permettent d’éviter des litiges et diminuent considérablement le risque d’erreurs humaines.
3️. Gagner en productivité
Après une année 2020 fragile et marquée par son lot d'incertitudes, les plateformes numériques sont apparues au cœur de la stratégie d’un nombre croissant d’agences. Celles-ci souhaitent désormais se doter d’outils capables de les aider à accélérer leur transformation digitale pour gagner en adaptabilité et pouvoir travailler à distance.
Grâce aux outils digitaux, les collaborateurs des agences d’intérim sont également plus disponibles pour répondre aux questions des clients et des intérimaires. Le rôle de conseil est ainsi renforcé au profit des tâches chronophages et rébarbatives. Jusqu'à 30 % de la charge de travail administrative est allégée pour les consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée. L’agence devient plus rentable à court, moyen et long terme (davantage de temps au recrutement, à la chasse ainsi qu’à la valorisation de la marque employeur).
Par ailleurs, le digital attire les entreprises utilisatrices qui sont plus ouvertes à de futurs collaborations avec les agences d’intérim. Ces plateformes font aussi gagner du temps aux recruteurs ; Elles alimentent le volume de potentiels candidats et allègent leur propre charge administrative. En améliorant la productivité de ses clients, les agences améliorent logiquement leur propre rentabilité.
4️. Améliorer l'expérience utilisateur
La digitalisation des services permet indéniablement de dynamiser l'image de la marque employeur. Pour un groupe de travail temporaire, être à l'ère du digital répond à un double enjeu : attirer de nouveaux candidats et clients mais aussi s'adapter à leurs comportements de plus en plus mobiles, connectés et pressés.
Certaines solutions SAAS tels que Troops permettent notamment de fluidifier les échanges avec des notifications automatiques personnalisées, des tutoriels guidés pour optimiser la compréhension de l'outil... Autre avantage non négligeable de ces plateformes : elles se chargent souvent de traiter les demandes en ligne diverses, et ce dans des temps records, ce qui accroît considérablement le taux de satisfaction.
L'utilisation d'une plateforme RH en marque blanche est également un bon moyen pour une agence de personnaliser l'expérience utilisateur puisque cette dernière conserve l’homogénéité et la cohérence de sa communication visuelle à travers une plateforme à son image. Ses intérimaires et clients ont ainsi l'impression de naviguer sur l'outil dédié de leur agence.
5️. Faciliter le passage de commande et assurer leur conformité juridique
Sur les plateformes d'intérim digital, des formulaires de commandes sont créés sur-mesure. Ils englobent les informations nécessaires à la bonne compréhension du poste pour le sourcing (fonctions, compétences, pré-requis, niveau d'études…) mais aussi pour le matching (lieu de missions, dates, horaires de travail...). Ces formulaires pré-renseignées simplifient donc considérablement l'étape du recrutement.
Après la validation des candidats (par l'agence ou par l'entreprise utilisatrice), les contrats sont générés automatiquement en se basant sur les informations saisies lors de la commande et peuvent être signés 24/7 en amont de chaque mission. En agence, les collaborateurs peuvent les signer électroniquement, un à un ou bien en masse, ce qui réduit considérablement le délai de signature. Pour le candidat ou le client, le fait de pouvoir signer leur contrat en ligne, même en dehors des heures d'ouverture de l'agence, leur permet d'être conforme juridiquement.
