Aujourd’hui, on observe une augmentation exponentielle des plateformes RH et des logiciels qui changent les pratiques dans l’intérim. Ces nouvelles technologies sont capables de fournir aux agences des outils innovants. Désormais, les agences ont tendance à numériser au moins une partie de leur activité pour s'adapter aux évolutions. Et dans une autre mesure, 1 % des entreprises de travail temporaire n’ont plus de locaux1. Elles travaillent exclusivement par voie dématérialisée.
Les pure-players proposent de nouvelles alternatives digitales. Ainsi, en 2020, l’Intelligence Artificielle n’est plus une prédiction mais une réalité. La gestion du personnel étant une charge lourde et parfois chronophage, l’intérim pâtit depuis des années d’un fort taux de turn-over. Dorénavant, les maîtres mots deviennent : Rapidité, Efficacité et Productivité.
Comment les agences d’intérim géraient-elles l’administration de leur personnel et leur recrutement avant l’apparition du digital ? Comment le numérique s’est-il progressivement inséré dans ce secteur d’activité ? Finalement, comment le digital a-t-il fait évoluer le secteur de l’intérim en l’espace de 5 ans ? Point sur toutes les évolutions de lu travail temporaire liées aux nouvelles technologies.
Le secteur du travail temporaire avant son évolution liée au digital : retour vers le passé...
Pour commencer, il convient de rappeler les missions historiques des agences d’intérim. Bien entendu, cette liste n’est pas d’exhaustive.
L’administration :
👉 Accueil du personnel intérimaire, gestion de leurs inscriptions👉 Gestion des DPAE (déclarations préalables à l’embauche)👉 Suivi des visites médicales👉 Établissement des contrats de missions et des contrats de mises à disposition👉 Relevés d’heures👉 Gestion des fiches de paie👉 Établissement des factures clients
Le recrutement :
👉 Sourcing interne et externe de candidats👉 Présélection des candidatures👉 Entretiens de recrutements
Les relations avec les clients :
👉 Recueil des besoins des clients👉 Rencontre des clients sur site👉 Suivi des missions des intérimaires
✅ Les dossiers papiers, les courriers à envoyer, bien avant l’évolution du digital
Il y a encore 5 ans, certaines agences avaient toujours des freins à l’idée d’intégrer une stratégie 100 % numérique. Les dossiers intérimaires étaient toujours sous format papier (CV, attestations, dossiers d’inscriptions…). Outre cette gestion archaïque, les agences envoyaient hebdomadairement par courrier les contrats, factures et bulletins de salaire aux intérimaires et clients ! Le relevé des heures travaillées était également transmis par les intérimaires sous format papier. La charge de travail était donc très chronophage, lourde et par conséquent coûteuse pour les agences.
✅ Les incohérences et les erreurs humaines en agence en l’absence du numérique
Les collaborateurs des agences d’intérim devaient gérer eux-mêmes les délais et les obligations juridiques. Ils devaient, par exemple, connaître à quel moment l’intérimaire devait passer sa visiter médicale ou renouveler une habilitation. Mais surtout saisir la veille toutes les DPAE pour déclarer l’intérimaire avant sa mission.
C’était un travail méticuleux où les inexactitudes était parfois présentes. Ainsi, il pouvait subsister des écarts entre les relevés d’heures et les paies. Mais aussi, un intérimaire pouvait se retrouver en mission sans avoir reçu et signé son contrat à temps. Ces maladresses pouvaient avoir d’importantes répercussions d’ordres juridiques. Pour cause : La charge de travail était considérable.
✅ Les files d’attente en agence d’intérim
Les demandeurs d’emploi avaient auparavant pour coutume de « faire le tour » des agences d’intérim. En effet, CV à la main, ils allaient déposer des dossiers (papiers) de candidatures. En fonction des agences et des secteurs d’activité, la file d’attente pouvait s’avérer colossale. Malheureusement, le personnel ne pouvait pas prendre le temps de traiter correctement les demandes. Les conditions d’accueil n’étaient donc pas toujours optimales.
✅ Le recrutement en intérim non optimal avant l’ère du digital
Il n’existait pas encore de synergies entre les besoins en recrutement et les candidats disponibles. Ainsi, tout le potentiel, le parcours, les compétences des candidats n’était pas mis en évidence. Les agences pour l’emploi ne pouvaient donc pas connaître tous ses candidats sans une excellente organisation.
Certains pouvaient tomber dans l’oubli et ne jamais travailler au profit de l’agence. En conséquence, les agences d’intérim ne pouvaient pas maximiser tous les bénéfices de leur base de données volumique.
La mutation du secteur de l’intérim après l'émergence du digital
Le digital s’incorpore à la stratégie des agences d’intérim depuis quelques années par le biais du datamining (système de gestion et d'analyse des bases de données) mais aussi de l’Intelligence Artificielle. Contrairement aux nombreuses craintes des professionnels du secteur, le digital n’a pas pour vocation de remplacer l’humain, mais au contraire de l’accompagner et d'optimiser son quotidien tant en termes de décisions stratégiques que d'actions opérationnelles.
✅ Le digital permet de faire évoluer l’administration du personnel intérimaire
L’administration du personnel en intérim est l’une des tâches les plus conséquentes. Les entreprises de travail temporaires gèrent elles-mêmes l’ensemble du processus administratif. Gestion des DPAE, administration des contrats de missions, comptabilisation des heures des intérimaires, établissement des fiches de paies ...
Certaines plateformes telles que Troops, permettent la centralisation et la synchronisation de toutes les données intérimaires. Les CV et justificatifs sont sauvegardés. Lorsqu'un justificatif, un permis ou une habilitation arrive à expiration, l'agence n'a plus besoin d'avertir l'intérimaire qui reçoit une notification automatique pour la renouveler. Après chaque entretien, chaque mission, chaque contrat signé électroniquement ou chaque relevé d'heures, les fiches candidats se mettent à jour en temps réel. Les données sont conservées et sécurisées.
Ces données, totalement numériques (100 % dématérialisées), réduisent le risque d’erreur du travail humain. Les Chargés de Missions Intérimaires peuvent ainsi s’adonner à d’autres préoccupations. Leurs tâches s’enrichissent au profit du conseil, du coaching ou de réponses aux questions d’ordres juridiques. Leur rôle s’embellit donc au profit de missions à forte valeur ajoutée.
✅ Le digital fait évoluer la gestion du besoin en formation du personnel intérimaire
Les innovations technologiques et l'analytique permettent d’aller encore plus loin en gérant le besoin en formation de l’ensemble du personnel. Elles s’aident d’algorithmes reliés à des plateformes performantes pour repérer plus facilement les intérimaires à fort potentiel. Les agences d’intérim peuvent ainsi :
👉 Proposer des formations liées à une évolution de poste👉 Proposer des formations liées à des postes pénuriques
Quels intérimaires ont plus de difficultés à trouver des missions ? Pourquoi ? Comment se porte le marché du travail ? Quels sont les métiers émergents ?
Désormais, les agences ne passent plus à côté de ces questions essentielles mais pourtant impossible à traiter sans un audit externe par le passé. Et surtout, elles peuvent prendre le temps de conseillers leurs intérimaires au mieux.
✅ Le digital révolutionne le recrutement du personnel en intérim
Dans le domaine du recrutement, l’évolution du digital est une révolution. Les outils se modernisent et se transforment. Point sur tous les nouveaux outils technologiques.
👉 Les outils digitaux de sourcing (la recherche de candidat) dans l’intérim
La pratique du CV papier et de la Lettre de Motivation manuscrite est devenue totalement obsolète. Désormais, tout se passe via les plateformes et logiciels ATS. Aujourd'hui, le digital s’appuie sur du recrutement prédictif.
L’Intelligence Artificielle permet de faire matcher plus efficacement les candidats et les opportunités. En se basant sur des algorithmes, un filtrage précis analyse une grande quantité de profils et de CV. Ainsi, les profils LinkedIn ou les CV disponibles sur les Jobboards deviennent une excellente source de données disponibles rapidement.
De nombreux recruteurs utilisent désormais LinkedIn pour chasser les profils aux besoins en recrutement difficiles à staffer. Même s’ils utilisent toujours les Jobboards, ceux-ci sont associés à des outils (logiciels, plateformes). Par conséquent, ces outils sont capables de combiner l’ensemble des CVthèques en un seul espace de travail.
La gestion des inscriptions se chamboule également avec l’apparition du digital. Chaque candidat est associé à une fiche, où ses compétences clés sont analysées par des algorithmes. Algorithmes qui font matcher en un temps record un nombre volumique d’offres d’emploi avec les profils des candidats.
👉 Les outils digitaux de présélection des candidats dans l’intérim
Pour présélectionner les candidats, les recruteurs testent aujourd'hui de nouveaux outils. Avec le contexte actuel et le développement du télétravail cette année, les entretiens en vidéo différée sont désormais au cœur de la tendance de la qualification des candidats avant tout entretien.
Le recruteur examine les réponses du candidat, analyse son comportement verbal et non verbal, mais également d’autres informations utiles pour le poste. Si le candidat est sélectionné, la vidéo pourra finalement déboucher sur un entretien en face à face... Ou pas... C'est le cas notamment des entreprises qui travaillent en full-remote.
Par ailleurs, les recruteurs peuvent s’appuyer sur des tests de personnalités afin d’établir leur sélection. En effet, les outils d’e-assessment3 détectent l’adéquation du candidat avec les compétences attendues. Ces tests sont envoyés avant toute proposition d’entretien.
✅ Le digital fait évoluer les relations clients – agences d’intérim
De nombreuses plateformes proposent des solutions qui améliorent les relations agences / clients. Les contrats de mise à disposition se centralisent et s’envoient automatiquement. Mais aussi, les clients déposent leurs besoins en recrutement directement sur la plateforme interne de l’agence. Cependant, cette pratique n’est qu’une partie des tâches inhérentes à la gestion des entreprises utilisatrices.
Le digital permet avant tout aux agences de se défaire des tâches à faible valeur ajoutée. Désormais, elles peuvent passer plus de temps à prospecter, fidéliser, rencontrer ou communiquer régulièrement avec leurs clients, notamment à travers des outils CRM qui permettent de mettre en place un marketing relationnel ultra personnalisé. Finalement, la relation s’humanise en supprimant les tâches administratives et répétitives.
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En l’espace de 5 ans, le rôle des agences d’intérim s’est ainsi totalement transformé. Nous avons pu entrevoir l’émergence de nouveaux métiers ainsi que de nouvelles fonctions. Aujourd’hui, les agences n’ont plus la même relation avec leur personnel et leurs clients. Celles-ci deviennent un véritable espace de conseil, de coaching et de gestion des compétences. Elles ont désormais plus de temps pour fidéliser et accompagner les intérimaires dans tout leur parcours professionnel.
Mais surtout, l’acquisition du digital au sein de ce secteur devient un véritable atout concurrentiel. Tous ces nouveaux acteurs bousculent un domaine d’activité qui n’avait pas évolué depuis 50 ans. Le digital va jusqu’à mettre en doute certains acteurs encore aujourd’hui historiques.
Finalement, cette digitalisation répond à la fois aux attentes des agences, mais également à celles des intérimaires et des clients. Les entreprises de travail temporaire gagnent en productivité et améliorent leur image de marque. Mais surtout elles améliorent leur expérience clients / intérimaires.
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