Il n'est pas rare d'évoquer les notions de dématérialisation, digitalisation et transformation digitale comme des notions interchangeables. Pourtant, il y existe de réelles différences entre chacun de ces concepts qu'il est primordial de bien appréhender avant de se lancer dans un grand projet d'implémentation de nouveaux outils, nouvelles pratiques... Découvrez la différence entre les notions de dématérialisation, digitalisation et transformation digitale dans ce nouvel article !
La dématérialisation, ou la numérisation de vos documents
Commençons par cette notion qui est sans doute la plus concrète et la plus connue dans notre esprit puisqu'elle représente la transformation des informations d'un format physique en une version numérique.
Concrètement, la dématérialisation est le processus consistant à prendre des informations analogiques, telles que des documents, des sons ou des photographies, et à les convertir en un format numérique pouvant être stocké et accessible sur des ordinateurs, des téléphones portables et d'autres appareils numériques.
Par exemple, lorsque vous scannez vos documents et en faites des fichiers PDFs, quand vous transformez des rapports imprimés en données numériques qui peuvent être utilisées et analysées dans des tableaux de bord multiples, tout cela est de la dématérialisation.
Ce procédé permet de conserver des documents, des informations, des données sur le long terme sans risque de détérioration du support qui pourrait endommager la donnée contenue. Comme avec les bulletins de salaire électroniques auxquels vous pouvez accéder en un clic et conserver longuement sans que l'encre ne s'efface ! C'est ce que permettent les acteurs comme Cecurity, véritables experts de la dématérialisation des bulletins de paie ou même des factures pour un suivi et une conservation irréprochables.
Toutefois, il est important de garder en tête que plus vous dématérialisez tardivement vos documents, plus le procédé nécessitera un conséquent travail manuel pour produire les documents numériques et s'assurer de leur qualité, cela ne se fait pas en un claquement de doigts !
La digitalisation, ou l’optimisation de vos processus
On peut considérer que la digitalisation est en fait la suite logique de la dématérialisation. En effet, la dématérialisation permet de numériser les informations et certaines méthodes permettent de récupérer l'information contenue au sein même du document dématérialisé. Ainsi, cette information peut ensuite être utilisée comme un déclencheur de certaines actions, de workflows, de process. Et c'est bien là que la digitalisation entre en jeu.
Quand la donnée dématérialisée est utilisée pour automatiser des processus cela permet d'améliorer l'efficacité des équipes, de faire gagner du temps sur de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée, d'éviter l'erreur de saisie, de dédoublonner, etc.
On peut donc dire que la digitalisation est la pratique consistant à utiliser la technologie pour améliorer les processus de l'entreprise. Pour y voir clair, on peut dire que la dématérialisation se rapporte à l'information, quand la digitalisation se rapporte elle aux processus.
L'essor de la digitalisation coïncide avec l'accélération et la commercialisation de masse des nouvelles technologies numériques, telles que le cloud computing, l'intelligence artificielle, l'Internet des objets, etc. au cours de la dernière décennie.
La transformation digitale, véritable révolution culturelle d’une organisation
La transformation digitale est très souvent assimilée voire confondue avec la digitalisation. C'est pourtant une notion bien différente. En effet, la transformation digitale est une approche qui implique l'intégration de technologies et de solutions numériques dans tous les domaines d'une entreprise. Il s'agit avant tout d'un véritable changement culturel autant que technologique, car il oblige les organisations à opérer des changements fondamentaux dans leurs modes de fonctionnement et dans la manière dont elles offrent des expériences et des avantages aux clients.
La transformation digitale est le fait de repenser tous ces processus avec comme objectif le fait d'augmenter le chiffre d'affaires généré, d'améliorer l'efficacité des équipes : elle implique donc d'en passer par la digitalisation, la dématérialisation. Mais aussi par de la formation des équipes pour ne pas les laisser affronter seules des changements de fond dans leurs pratiques, leurs habitudes.
La transformation digitale, c'est une véritable révolution culturelle dans une organisation. N'oubliez jamais que cela va impacter de nombreux collaborateurs qui risquent fort de percevoir cela comme un danger plus que comme une opportunité tant le changement est profond. Alors, qui dit transformation digitale dit aussi conduite du changement pour un accompagnement renforcé des équipes en interne !
Alors que nous avons vécu une importante crise sanitaire, il est devenu évident que si les entreprises veulent se développer et être compétitives, elles doivent prendre des mesures pour devenir plus résilientes, efficaces et réactives. Les entreprises doivent développer et transformer leur paysage numérique, en commençant par les matières premières et les premiers niveaux de la chaîne d'approvisionnement, pour répondre aux demandes en constante évolution des clients pour un service et une exécution plus personnalisés, et pour moderniser les modèles commerciaux traditionnels. La dématérialisation, la digitalisation et la transformation digitale sont devenues des passages obligés et il ne faut pas rater le virage pour pouvoir embarquer toute son organisation dans l'aventure !
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