La signature électronique garantit qu’un document dématérialisé signé est valable légalement. Elle est donc très importante, notamment pour les contrats en intérim. Tour d’horizon d’une signature pas comme les autres !
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Dans le code civil, la signature électronique est équivalente à la signature manuscrite pour un document numérique. Devant les tribunaux, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature physique.
Attention, il ne s’agit pas du simple scan de votre signature manuscrite qui, lui, n’est pas valable ! Le procédé de signature électronique dispose d’un cadre légal très strict ayant pour but de protéger l’ensemble des parties, particuliers ou entreprises.
Pour réaliser une signature électronique, il est nécessaire d’avoir un certificat électronique qui supporte la signature. Ce certificat électronique est l’équivalent d’une carte d’identité au format numérique. Il est délivré par un tiers de confiance : un PSCo (Prestataire de Services de Confiance).
A quoi sert une signature électronique ?
La signature électronique garantit deux choses :
L'identité du signataire, car elle ne peut, en principe, être falsifiée. Le certificat de signature est généralement remis à son porteur en tête à tête avec vérification d'identité.
L’intégrité des documents signés. Ces derniers ne peuvent pas être modifiés une fois la signature apposée, toute modification étant alors tracée.
Signature électronique : comment ça marche ?
Pour signer électroniquement un document, une entreprise doit disposer d’un CSE (Certificat de Signature Electronique) délivré par une autorité de certification électronique.
La validité du certificat s'étend généralement de 1 à 3 ans. Le CSE doit être conforme au règlement n° 910/2014 appelé règlement eIDAS (electronic IDentification And trust Services). La signature doit, bien sûr, émaner d'une personne habilitée à engager la société.
Pour le particulier utilisateur, signer de manière électronique est très simple. Il lui suffit d’avoir un ordinateur ou smartphone et une connexion Internet.
Le recueil du consentement, dit « consentement éclairé, est l’étape par laquelle le PSCo (Prestataire de Services de Confiance) s’assure que l’utilisateur a bien pris connaissance du contenu du document à signer. Le recueil est réalisé et formalisé sous la forme d’une case à cocher. Le signataire doit ensuite s’authentifier à l’aide d’un code envoyé par SMS. Ces étapes sont essentielles car, sans elles, l’authentification n’est pas possible.
Une fois la procédure de signature électronique effectuée, le document signé est envoyé par email, ainsi avec ce type de dématérialisation vous permet d'éviter toute fraude.
A quoi sert la signature électronique dans les agences de travail temporaire ?
Pour signer n’importe quel document
Une signature électronique permet de signer tous types de documents dans le cadre de la relation tripartite propre au travail temporaire, entre l’entreprise, le salarié et l’agence d’intérim :
Contrats de travail
Contrats de sous-traitance
Bulletins de paie
Devis
Son avantage est qu’elle permet de signer à tout moment des documents à distance. Nul besoin que les deux parties soient présentes physiquement en agence pour apposer leur signature manuellement !
La procédure de signature électronique des contrats de travail dans Troops
Si vous utilisez une plateforme de phygitalisation comme Troops, vous pouvez proposer à vos intérimaires la signature électronique de leur contrat de travail via l’application mobile. C’est très pratique et très rapide !
Voici les étapes à suivre pour signer un contrat de manière électronique :
Se connecter à son application mobile à l'aide de son identifiant et mot de passe.
Cliquer sur le contrat de travail à signer dans les notifications.
Un message de rappel de signature s'affiche.
Cliquer sur « Signer mon contrat ».
Le contrat s'affiche en PDF. Il faut alors le faire défiler jusqu'à la page finale pour faire apparaître le bouton « Signer mon contrat ».
Signer le contrat avec le doigt.
Un SMS comprenant un code à usage unique est alors envoyé. Il doit être rentré dans l’application.
Le contrat est alors signé et l’agence d’intérim est notifié !
Pour les utilisateurs, la signature électronique, c’est extrêmement simple, transparent et rapide. Alors pourquoi ne pas vous y mettre dans votre agence de travail temporaire ?
Si vous aussi, vous voulez mettre en place la signature électronique des contrats de travail avec vos intérimaires, contactez-nous !
