On le sait, la gestion des planning dans les agences d'intérim peut s'avérer très complexe. L'équipe Troops a donc développé une nouvelle fonctionnalité qui va considérablement vous faciliter la vie avec une vue planning très pratique. Vision globale de toutes les missions pourvues et à pourvoir par mois, par semaine, par jour, mais aussi vue par client, par mission, par intérimaire, etc. Rien n’a été oublié !
Une gestion des missions et plannings complexe dans les agences d’intérim
Les agences d'intérim ont besoin d'avoir chaque semaine une vision d’ensemble de toutes les missions pourvues ou à pourvoir chez leurs entreprises utilisatrices.
Cette gestion des plannings peut vite devenir un véritable marasme tant il faut jongler entre différents clients de différents secteurs d’activité (industrie, hôtellerie-restauration, secteur médical, commerce, etc.) qui ont des contraintes différentes, des durées de contrat différentes, des créneaux horaires différents, des intérimaires différents, etc. Un véritable casse-tête chinois !
Les outils efficaces manquent. Résultat, les plannings se gèrent le plus souvent manuellement sur des tableurs Excel, par email et au téléphone avec les clients et les intérimaires ! Les agences n’ont donc pas de vision globale du planning hebdomadaire. Les utilisateurs finaux n’ont pas non plus les moyens de connaître les priorités et les urgences. Il n’y a donc pas d’anticipation possible pour mieux gérer la charge de travail.
Nouvelle fonctionnalité Troops : la gestion des plannings en un clin d'œil 😉
La nouvelle fonctionnalité de notre plateforme de phygitalisation Troops arrive donc à point nommé. C’est un véritable cockpit d’agence intérim ! Les nombreux filtres disponibles, vue par vue, en font un outil indispensable pour la gestion globale, la réduction des erreurs et la planification des missions.
Les avantages de la fonctionnalité gestion des plannings
Le premier avantage de cette fonctionnalité Troops est l’accès en ligne à n’importe quel moment pour toute personne autorisée. L’actualisation des données se fait en temps réel.
La fonctionnalité gestion des plannings va permettre aux agences de :
Suivre et contrôler l’activité de l’agence sur une vue planning avec des alertes, des raccourcis pour les actions principales
Centraliser les infos les plus pertinentes à connaître à l’instant T mais aussi sur les événements futurs
Prendre les bonnes décisions, prioriser les besoins
Se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, comme le recrutement des profils en tension, la formation, etc.
Anticiper les besoins en intérimaires
Améliorer leur efficacité
Ce que permet précisément la nouvelle fonctionnalité planning pour les agences d'intérim
Vue synthétique hebdomadaire
Cette nouvelle fonctionnalité permet d’avoir une vision d’ensemble des missions pourvues dans l’agence sur une semaine, un mois ou un jour.
Gestion de la fin de mission
Le planning en ligne de Troops permet de gérer les contrats de fin de mission des intérimaires et de les réaffecter ailleurs immédiatement.
Identification des actions à mener
En un clin d’œil, les employés de l’agence intérim peuvent voir les missions qui n’ont pas été pourvues et se mettre en recherche active de talents.
Comparaison du planning prévisionnel et réel
La nouvelle fonctionnalité compare les planning prévisionnels et les plannings réels et permet ainsi de réajuster.
Modification et alertes des shifts
Avec la vue simplifiée de l'ensemble des missions en planning, des messages d'alertes sont mis en avant pour permettre d'agir sur les contrats sans perte de temps.
Aide à la décision sur le meilleur positionnement des intérimaires
En outre, cette nouvelle fonctionnalité vous fait des suggestions pour placer tel intérimaire sur telle mission.
Différentes vues pour mieux anticiper les missions
Il existe de nombreuses vues disponibles pour trier les informations :
Vue par mission
Une ligne par mission avec le nom du client, le nom de la mission, le nombre d’intérimaires recrutés pour la misison et le nombre de postes à pourvoir.
Avec la possibilité de partager la mission, la prolonger, la dupliquer, l’annuler ou la renouveler...
Vue par client
On y voit les différentes missions, avec le nombre d’intérimaires pourvues, le nombre d’intérimaires à pourvoir, etc.
Vue par intérimaire
En cliquant sur l’intérimaire, une fenêtre apparaît avec le nom, la photo, le poste auquel il a postulé, le dernier échange téléphonique, le nombre de missions effectuées, le nombre de documents manquants, un calendrier avec ses disponibilités, ses coordonnées, les postes souhaités.
Deux boutons permettent d’aller sur son profil complet ou de l’ajouter à une commande.
Quand on clique sur la ligne, on voit ses contrats sur la semaine. On peut cliquer sur le contrat et avoir le détail : dates de mission, heures hebdomadaires, les contrats signés et à signer, les éléments de paie, etc.). Un bouton emmène vers le contrat.
On a aussi des affichages par périodes de temps :
Vue par semaine
Vue par jour
Vue par mois
Cette nouvelle fonctionnalité devrait vraiment aider les agences de travail temporaire dans leur travail quotidien de gestion des missions et des talents.
