Vous avez décidé d’investir dans un logiciel d’intérim pour digitaliser la gestion de votre agence de travail temporaire. Mais vous avez des difficultés à définir les fonctionnalités essentielles à votre activité. Cet article vous aidera à prioriser vos besoins pour mieux choisir votre logiciel de gestion des intérimaires.
Toutes les agences d’intérim n’ont pas les mêmes besoins en matière de logiciels de digitalisation des processus d’intérim. Troops a établi une check-list de 80 critères de choix dun logiciel.
Dans cet article, nous avons listé les fonctionnalités que nous considérons, chez Troops, comme indispensables à une solution de digitalisation de l’intérim, service par service.
Recrutement des candidats et gestion des ressources humaines
En matière de GRH (Gestion des Ressources Humaines), les responsables des agences d’intérim ont besoin de plusieurs fonctionnalités, notamment pour gérer les candidats intérimaires.
CVthèque de candidats
Les CVthèques internes aux agences d’intérim sont des plates-formes qui contiennent toutes les candidatures reçues, ainsi que les CV sourcés par l’équipe. Cette bibliothèque de CV est indispensable aux agences de travail temporaire lorsqu’elles recherchent un candidat pour une mission.
Contrôle de l’identité des intérimaires
Les candidats retenus doivent obligatoirement envoyer un certain nombre de documents administratifs : carte d’identité ou passeport, justificatif de domicile ou attestation d’hébergement, carte vitale, RIB (Relevé d’Identité Bancaire), permis et habilitations spécifiques, etc.
Une des fonctionnalités essentielles d’un logiciel de digitalisation de l’intérim est le contrôle automatique de la présence de tous ces justificatifs obligatoires. Dans le logiciel Troops, la cohérence de ces informations est vérifiée automatiquement.
Multidiffusion des offres d’emploi sur les job boards
Il existe plus de 200 jobboards en France. Publier une offre d’emploi en ligne demande environ 15 minutes. Vous pouvez calculer par-vous-même le temps gagné à disposer d’une fonctionnalité de multidiffusion automatique des offres d’emploi !
Gestion des commandes et des contrats d’intérim
Une fois les candidats sourcés, une grosse partie de la gestion opérationnelle des agences de travail temporaire consiste à gérer les missions d’intérim, de la commande à la signature des contrats. Un bon logiciel d’intérim doit permettre de digitaliser tous ces process administratifs.
Gestion des disponibilités et indisponibilités
Une fonctionnalité essentielle, peut-être la plus importante qu’on puisse attendre d’une solution de digitalisation de l’intérim, est la gestion des disponibilités des intérimaires.
Sans cette fonctionnalité, savoir quels sont les intérimaires disponibles à telle période s’avère très difficile et demande beaucoup d’appels téléphoniques.
Avce cette fonctionalité, on peut automatiser des rappels hebdomadaires aux intérimaires pour leur demander leurs disponibilités sur la semaine. Cela permet aux agences d’intérim de pourvoir rapidement les missions et même d’anticiper et de fidéliser les intérimaires.
Tableau de bord des commandes et planning
La gestion des multiples missions et des plannings peut s’avérer très complexe dans une agence de travail temporaire. Donc bénéficier d’une solution qui vous permet en un coup d’œil de voir les missions à pourvoir sur la semaine ou le mois est salvatrice !
Signature électronique des contrats d’intérim
Autre avantage non négligeable d’un logiciel complet de digitalisation de l’intérim : la possibilité de signer électroniquement un contrat de travail 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 en ligne. Plus besoin de demander à l’intérimaire de se déplacer à l’agence ou d’envoyer le contrat à signer par la Poste. C’est rapide et sécurisé !
Respect des conformités légales des clients
Chaque secteur d’activité a ses propres dispositions légales en matière de droit du travail à respecter. Il est important que le logiciel de digitalisation respecte nativement ces conformités. C’est rassurant pour l’ATT (Agence Travail Temporaire) de savoir qu’elle n’a pas à vérifier la légalité de ses documents.
Gestion de la paie en intérim
La gestion de la paie en intérim présente de nombreuses spécficités légales et techniques dont doit tenir compte le logiciel de digitalisation que vous allez choisir.
Relevés d’activité des intérimaires
Les intérimaires doivent pouvoir remplir leurs relevés d’activité sur l’application mobile. Ainsi toutes les données sur les temps de travail, les heures supplémentaires, etc., remontent automatiquement auprès de l’agence d’intérim afin qu’elle puisse établir les salaires.
Demande d’acompte
La demande d’acompte en ligne via une application mobile est très pratique pour les personnes intérimaires.
Edition des bulletins de salaire
L’édition automatique des bulletins de salaires des intérimaires par le logiciel à partir des différents relevés d’activité procure un gain de temps considérable aux agences de travail temporaire.
Gestion des versements des salaires
La solution doit aussi pouvoir gérer le versement automatique des salaires.
Je découvre Troops Paie Intérim >Généralités pour un logiciel en intérim
Enfin un logiciel de gestion en intérim doit respecter certains critères généraux.
Gestion de la sécurité des données personnelles
Il est essentiel que la plateforme de digitalisation de l’intérim respecte le RGPD (Règlement Général de Protection des Données) européen et le référentiel SOC 2 sur les protocoles de sécurité des données. Récemment audité, le logiciel Troops est conforme au SOC 2 (System and Organization Controls).
Rôles et permissions des utilisateurs multiples
La gestion des utilisateurs de la plate-forme est, bien entendu, un critère essentiel lorsque plusieurs personnes avec des habilitations différentes doivent accéder au logiciel.
Notifications et gestion des rappels sur mobile
Un point important qui fait gagner un temps fou aux agences est l’envoi de notifications automatiques sur smartphone, pour prévenir qu’un document administratif arrive à expiration, pour demander les disponibilités, pour signer un contrat, pour remplir le relevé d’activités, etc.
Sans logiciel, tout se fait manuellement et est extrêmement chronophage et source d’oublis et d’erreurs !
