Toutes les entreprises ont besoin de suivre des indicateurs de performance afin de pouvoir améliorer leurs résultats et mettre en place de nouveaux process, le cas échéant. Troops a sélectionné 12 KPI (Key Performance Indicators) utiles pour aider les agences d’intérim à être plus efficaces. De quoi construire un tableau de bord adapté au secteur temporaire.
KPI #1 : Nombre d’ETP
Beaucoup d’agences de travail temporaire travaillent avec des intérimaires à temps partiel ou sur des missions courtes inférieures à un mois. Il est donc intéressant, pour une agence de travail temporaire, de savoir quel est le nombre d’ETP (Equivalent Temps Plein) mensuel ou hebdomadaire.
Pour le calculer, vous prenez le nombre d’heures totales facturées sur un mois que vous divisez par 151,67 (qui correspond au nombre moyen d’heures travaillées par mois) ou par 35 (qui correspond au nombre d’heures légales travaillées par semaine). Vous obtenez alors le nombre d’ETP mensuel ou hebdomadaire.
Vous effectuez cette opération par entreprise cliente et par lieu géographique. Vous pouvez ensuite suivre l’évolution du nombre d’ETP, par exemple mois par mois.
KPI #2 : Chiffre d’affaires facturé et signé
Le chiffre d’affaires facturé est, bien évidemment un KPI incontournable pour toute entreprise. Ce sont les revenus générés par l’activité qui permettent ensuite de payer toutes les charges, dont les salaires. Il se calcule toujours HT (Hors Taxes).
Le chiffre d’affaires signé correspond, quant à lui, au CA (Chiffre d’Affaires) prévisionnel sur les mois à venir. Il y a toujours un décalage de quelques semaines, voire plusieurs mois, entre le chiffre d’affaires signé et celui facturé. Cela permet de mieux anticiper sur le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) et la gestion de la trésorerie.
KPI #3 : Taux de missions pourvues
Les agences d’intérim doivent faire face à une pénurie de main d’œuvre. Ce qui conduit parfois à des missions non pourvues en personnel. Il est donc intéressant de calculer pour une agence de travail temporaire le nombre de missions non pourvues sur le nombre de missions totales, ce qui donne le taux de missions non pourvues.
Plus ce taux est élevé, plus le manque à gagner est important et plus l’écart entre chiffre d’affaires signé et facturé va être élevé.
KPI #4 : Taux de missions interrompues
Un certain nombre de missions sont parfois interrompues en cours de contrat parce que l’entreprise utilisatrice n’a plus besoin d’intérimaire ou parce que l’intérimaire démissionne en cours de route.
Un contrat intérimaire interrompu entraîne une perte de chiffre d’affaires, mais aussi de bénéfices pour l’agence de travail temporaire. Cela a aussi un impact négatif sur la relation client avec l’entreprise utilisatrice.
Pour calculer ce taux, il suffit de diviser le nombre de missions interrompues par le nombre total de missions.
KPI #5 : Nombre d’intérimaires disponibles
Il est judicieux pour une agence d’intérim d’avoir une vision claire du nombre total d’intérimaires disponibles, avec une ventilation par métier, par localisation géographique ou par type d’habilitation (habilitation électrique, nucléaire, permis cariste, etc.).
L’agence de travail temporaire peut ainsi anticiper des recrutements lorsqu’elle voit qu’elle va manquer d’intérimaire dans un domaine d’activité ou une zone géographique.
KPI #6 : Nombre de candidats
Ce KPI nous amène à un autre indicateur de performance : le nombre de nouveaux candidats. Dans un marché de l’emploi très tendu dans les secteurs de l’hôtellerie-restauration, du BTP (Bâtiment et Travaux Publics), des soins à la personne, etc., plus le nombre de nouveaux candidats est élevé, plus le nombre de futures missions signées va pouvoir être pourvu et plus le chiffre d’affaires facturé va être élevé.
Là encore, il est pertinent d’analyser plus finement le nombre de candidats par type de métier, par localisation et par type d’habilitation.
KPI #7 : Nombre de clients en cours
Le nombre de clients en cours est un indicateur de performance classique. Il est dangereux d’avoir un petit nombre de clients qui vous rapporte 80 % de votre chiffre d’affaires, car si un gros client disparaît, cela fragilise l’activité.
Il est préférable d’avoir de nombreux clients qui rapporte des chiffres d’affaires à peu près équivalents. En cas de défection d’un client, la perte est ainsi moins importante.
En complément, on peut calculer le panier client moyen. En divisant le chiffre d’affaires facturé par le nombre de clients, on obtient le chiffre d’affaires moyen que rapporte chaque client.
KPI #8 : Nombre de missions effectuées et prévues
Une agence d’intérim se doit d’étudier aussi le nombre de missions effectuées mensuellement et le nombre de missions prévues sur le mois suivant. Il est important d’avoir une visibilité sur les mois à venir afin d’anticiper les recrutements.
KPI #9 : Durée moyenne des missions
Plus les missions d’intérim sont longues, plus elles rapportent du chiffre d’affaires à l’agence. En outre, une mission longue est plus rentable que plusieurs missions courtes car il y a moins de gestion administrative à réaliser. Il est donc judicieux d’analyser la durée moyenne des missions mois après mois.
Je veux voir les tableaux de bord Troops !KPI #10 : Taux de contrats en gestion et taux de contrats en délégation
Les agences d’intérim signent deux types de contrat avec leurs clients:
Des contrats en gestion pour lequel l’entreprise utilisatrice a déjà trouvé la personne intérimaire. Elle délègue uniquement la gestion administrative RH (Ressources Humaines) de l’intérimaire.
Des contrats en délégation : dans ce cas, l’agence intérim s’occupe à la fois de recruter l’intérimaire et ensuite de gérer son contrat.
Le coefficient de marge est plus important dans le deuxième cas. Il est donc intéressant d’analyser le taux de contrats en gestion et le taux de contrats en délégation par rapport au nombre total de contrats signés.
KPI #11 : Coefficient de marge moyen
La marge réalisée est le nerf de la guerre. Plus le coefficient de marge est élevé, plus l’agence de travail temporaire gagne de l’argent. L’agence d’intérim doit donc calculer et suivre l’évolution de son coefficient de marge moyen sur la totalité des missions et chercher à l’augmenter.
KPI #12 : Taux de nouveaux contrats et taux de contrats renouvelés
Enfin, nous vous conseillons également de mesurer :
Le taux de nouveaux contrats, qui montre une dynamique commerciale positive de votre agence
Le taux de renouvellement de contrats, qui mesure la satisfaction des entreprises utilisatrices et leur fidélité
Ces 12 indicateurs de performance vont permettre aux agences de travail temporaire de suivre leur activité et d’améliorer leurs résultats en mettant en place de nouvelles actions lorsque les indicateurs sont au rouge.
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