Selon la Harvard Business School, les entreprises perdent 10% de leurs clients chaque année, soit la moitié des clients tous les cinq ans ! Acquérir de nouveaux prospects doit donc être un enjeu stratégique pour les agences d'intérim qui n'échappent pas à la règle.
En moyenne, les commerciaux obtiennent près de 4 rendez-vous prospects chaque semaine et l’email est une de leurs actions les plus efficaces car elle est rapide à mettre en place et à moindre coût. Selon Mckinsey, l’email serait même jusqu’à 40 fois plus efficace que les réseaux sociaux pour atteindre sa cible.
Quels sont les points incontournables d’une excellente prospection par mail ? Comment les agences d’intérim peuvent réaliser une prospection synthétique et bien construite ?
Nous vous proposons 5 modèles d’emails pour démarcher vos prospects et faire la différence avec vos concurrents.
Sur le même sujet : Prospection en agence d'intérim : les meilleures stratégies à mettre en place
9 règles à connaître pour écrire des emails à vos prospects
3 éléments décisifs favorisent l’ouverture des emails de prospection 3 :
La confiance et la connaissance de l’expéditeur à 87%
Un objet pertinent à 85%
Un message personnalisé à 54%
💡 60 % des emails sont ouverts au moins une heure après leur envoi. Par ailleurs, il a été démontré qu’un commercial doit envoyer, en moyenne, 8 mails avant de recevoir une réponse qualifiée. D’où l’importance d’être réactif et bien organisé.
1. 47 % des prospects ouvrent leurs emails en fonction des objets
Des études démontrent qu’un objet court et vague fournit de meilleurs taux de retour. Alors qu’il est important de personnaliser le corps du message (explications ci-après), un objet soigné, précis et court est plus impactant.
2. Les emails doivent tourner autour d’un unique objectif
Les professionnels reçoivent en moyenne 48 emails par jours, dont 12 emails à dominante publicitaire. Ces derniers sont ouverts à hauteur de 20,81 %. Pour optimiser son taux d'ouverture, le corps de l’email doit donc s’axer autour d’un seul objectif : Vendre des services, vendre le savoir-faire de l’agence d’intérim, le savoir-faire des intérimaires, la spécialisation de l’agence ou proposer des améliorations pour l’activité du prospect.
Et pour maximiser son efficacité, le message doit être personnalisé et cohérent avec le domaine d’activité de l’entreprise. Par exemple, il serait totalement incongru qu’une agence d’intérim spécialisée dans la production propose des services à une entreprise spécialisée dans le médical.
3. 30 secondes de lecture pour capter l’attention de vos prospects
Toutes les secondes, vous diminuez vos risques de 2 % de poursuivre une conversation avec votre interlocuteur. Ainsi, pour un message de prospection optimal, vous devez construire des emails facilement compréhensibles. En d’autres termes, l’interlocuteur doit comprendre explicitement l’objectif du message dans les premières phrases de l’email.
⚠️ Attention à la longueur du message et aux répétitions : L’agence risque de perdre les prospects au bout de quelques lignes. L’idéal est donc de structurer les idées en paragraphes, soit : Un paragraphe = Une idée.
Pour prospecter efficacement, les commerciaux doivent être en mesure de se mettre à la place de leurs interlocuteurs. C’est à dire, ne pas utiliser massivement des techniques liées à l’intérim ou au domaine d’activité. Nous préconisons un message simple et capable de prouver l’expertise de l’agence.
4. La présentation dans le corps des emails doit être claire
Généralement les prospects veulent savoir dès la première phrase à qui ils ont affaire. Cela leur permet de classer le message dans un contexte particulier. Malgré tout, de plus en plus de techniques visent en premier lieu, à attirer l’attention de l’interlocuteur par une problématique avant de se présenter. Nous verrons quelques exemples d’emails types plus loin.
5. Les prospects répondent à hauteur de 17 % lorsque le contenu est personnalisé
31 % des commerciaux affirment qu’envoyer des messages personnalisés est une méthode très efficace. Les entreprises reçoivent beaucoup de messages à caractère commercial et quoi de plus désagréable que de s’apercevoir que l’expéditeur n’a pas pris la peine de se renseigner sur l’entreprise...
Il est donc important, avant tout message de se renseigner sur l’entreprise et sur le prospect : Comprendre son activité, ses problématiques, les postes que la structure recherche. En se renseignant, les agences d’intérim peuvent développer des arguments de taille pour montrer à leur interlocuteur qu’elles sont capables de l’aider.
Autre point essentiel et pas des moindres, les noms et prénoms des prospects doivent apparaître dans le message afin de capter tout de suite leur attention. La personnalisation prend plus de temps qu’un envoi massif, cependant elle fournit des résultats beaucoup plus intéressants.
6. 92 % des prospects veulent que le commercial leur apporte de nouvelles idées
« Soyez intéressant avant d’être intéressé ».
Après avoir cibler correctement les prospects, l’agence doit leur apporter des solutions personnalisées et intéressantes. Il ne faut, par conséquent, pas négliger la phase de recherche et d’analyse du prospect (site internet de l’entreprise, profil LinkedIn). L’adéquation de l’offre avec un besoin existant est un motif de clic à 30% 5, mieux vaut donc ne pas se tromper ! Si le commercial ne trouve pas de solutions, ni de problématiques, on peut en déduire que le ciblage n’a pas été efficace.
7. Incitez les prospects à vous connaître dans vos emails à l’aide d’un call to-action
Un « call to-action » est un lien entre le contenu et l’offre. Il peut prendre plusieurs formes : Site internet de l’entreprise, rubrique blog, téléchargement d’un livre blanc, enquête sur un secteur d’activité. L’idée est d’attiser la curiosité du lecteur, de l’inciter à poursuivre sa lecture à travers les contenus de l’agence d’intérim.
8. Et ensuite...
En dernier lieu, l’agence d’intérim pourra réfléchir et planifier ses relances d’emails si elle n’obtient pas un taux de retour satisfaisant. Les emails de relance peuvent permettre de tripler le taux d’ouverture des messages. Attention à ne pas surcharger d’emails les prospects. S’ils ne répondent pas dans les 15 jours, passez à un autre interlocuteur ou à une autre entreprise.
9. Des logiciels CRM spécialisés
Certains logiciels de CRM tels que Hubspot sont particulièrement très utiles pour analyser vos résultats (les KPI). Ils permettent d’analyser le taux d’ouverture, le taux de clic, de réception, de désabonnement et de lead 6. Mais surtout, ces outils, très puissants, permettent aux agences de segmenter les envois des campagnes d’emailing en choisissant tel contenu en rapport à tel lead pour pousser la personnalisation à son maximum. Un CRM leur fournira les résultats escomptés à condition que les renseignements sur les prospects soient correctement inscrits dans la base de données.
5 modèles d’emails pour démarcher vos prospects
📧 Email n°1 : Faire ressortir les problématiques des prospects pour proposer des solutions
Objet : Je peux vous aider pour {solution_de_recrutement}...
Ce modèle d’email permet de prouver à votre interlocuteur que vous êtes en mesure de répondre à ses diverses problématiques. En l’occurrence, une agence d’intérim offre aux entreprises l’opportunité de pallier rapidement un ou des besoin(s) en recrutement en suspens. On soulève ici deux problématiques : Manque de temps et besoin d’optimiser celui-ci pour d’autres tâches.
En plus, il répond propose plusieurs solutions pour répondre à la problématique :
👉 L’utilisation des nouvelles technologies 👉 La spécialisation des collaborateurs de l’agence 👉 Une réalisation de l’ensemble de tâches de gestion administrative 👉 La flexibilité du domaine de l’intérim
📧 Email n°2 : Donner des exemples concrets de réussite
Objet : Votre enjeu de recrutement chez {Nom de l'entreprise}
Sur cet email, l’agence d’intérim souligne deux problématiques : Des besoins en recrutement non staffés, ainsi qu'une équipe déjà en place qui a besoin de main d’œuvre. Il est particulièrement intéressant car l’agence d’intérim personnalise totalement son approche en prouvant à son prospect qu’elle s’intéresse non seulement à ses besoins, mais qu’elle est également capable d’y répondre. Elle propose aussi des solutions de missions en démontrant son expertise par des chiffres concrets.
📧 Email n°3 : Un e-mail de félicitation aux prospects
Objet : Comment {Nom_Du_Concurrent} a intégré {Chiffre} collaborateurs grâce nos services.
Cet email est tout aussi personnalisé que le précédent. Il joue sur l’affect et la reconnaissance. Il utilise la réussite entrepreneuriale ou commerciale de l’interlocuteur pour lui proposer une nouvelle étape dans sa réussite. En se basant sur l’existant (l’entreprise que l’agence a aidé et les avis des clients) et sur les principales réussites de l’agence d’intérim, ce type d’email apporte les preuves de ses engagements.
📧 Email n°4 : Proposer aux prospects un contenu gratuit
Objet : Votre nouveau défi dans {Secteur_Activité}
L’agence d’intérim montre à son prospect qu’elle est spécialisée dans son secteur d’activité et réalise même des études à ce sujet. Elle se montre donc pro-active et en recherche constante de solutions pour conseiller au mieux ses clients. Même si ce modèle d’email ne propose pas directement de pourvoir leur besoin en recrutement, il représente une première approche judicieuse avant de rentrer dans le vif du sujet.
📧 Email n°5 : Attiser la curiosité des prospects
Objet : Un moyen plus efficace pour recruter
Cet exemple d’email est intéressant car il attise la curiosité du prospect. Il met en avant une problématique chère à toutes les entreprises : Comment utiliser l’ensemble des outils présents sur internet pour recruter de façon optimale ? L’agence d’intérim montre qu’elle peut répondre et proposer des solutions pertinentes.
Le secteur du travail temporaire évolue rapidement si bien que les agences d’intérim s’adaptent désormais aux nouvelles tendances et aux évolutions technologiques pour se différencier de la concurrence et proposer à leurs prospects une réponse adaptée à leurs habitudes de travail. Nous vous avons proposé ici quelques exemples d'arguments clés, mais il en existe une multitude qui peuvent attirer l’attention des futures entreprises utilisatrices : Réduction de la masse salariale, gain de trésorerie, réactivité des agences, du personnel intérimaire qualifié et formé.
Aujourd’hui les interlocuteurs veulent recevoir des emails capables :
👉 D’apporter de la valeur, des solutions 👉 D’être personnalisés 👉 De souligner une problématique particulière 👉 De susciter l’intérêt et la curiosité
Astuce : N'oubliez pas d'être en conformité avec la loi RGPD lors de l'envoi d'emails - lire sur ce sujet Stockage des données : la loi RGPD & les agences d'intérim
_______________
(1) (2) Régions Job
(3) Espace - Direct
(4) Fabrique du Net
(5) (6) Codeur
