40 % des salariés nouvellement embauchés auraient envisagé de quitter leur entreprise pendant leur période d’essai (1). C’est ce que nous révèle une étude réalisée par le Cabinet Mercuri Urval. L’accueil et l’intégration d’une nouvelle recrue représenterait d'ailleurs 50 % de l’efficacité d’un recrutement (2), un véritable enjeu stratégique en matière de gestion des ressources humaines !
Le processus d’onboarding (en français, gestion de l’intégration des nouveaux collaborateurs) est temporel. Il s’étend de la proposition d’embauche à la validation de la période d’essai. Son automatisation permet aussi bien aux entreprises qu’aux candidats de retracer et de valider les différentes étapes du processus d’embauche. Considérant les particularités intrinsèques liées à l’intérim, le processus d’onboarding se diffère des relations binaires : entreprise – salarié. Ainsi, la relation se caractérise par l’accord commun et la cohérence des informations transmises entre l’agence (l’intermédiaire), l’intérimaire et l’entreprise utilisatrice.
Il y a encore quelques années, les intérimaires devaient se présenter en agence afin de se préparer à leur mission. Aujourd’hui, l’onboarding se digitalise et décomplexifie cette relation tripartite. Le développement du digital permet aux agences d’aller au-delà du livret d’accueil pour faciliter l’intégration des salariés. Comment s’assurer que les intérimaires disposent des informations suffisantes sur l’entreprise et les missions, et ce à distance ? Comment faciliter l’intégration des intérimaires grâce à l’onboarding digital ?
1. Fidéliser et impliquer le candidat auprès de l'agence
La relation de confiance entre un salarié et une entreprise doit être la même qu’entre son intérimaire et son agence. Voyons comment les processus d’onboarding digitaux permettent de développer cette relation de confiance mutuelle.
L’onboarding digital et la gestion du dossier intérimaire à distance
Il y a encore quelques années, les agences étaient soumises à une contrainte de temps et d’organisation pour réunir l’intégralité des pièces indispensables au dossier des intérimaires. Aujourd’hui, l’intérimaire complète et gère seul son dossier. Son CV, ainsi que ses documents nécessaires à son employabilité (pièce d’identité, justificatif de sécurité sociale mais également références de ses anciens employeurs) sont directement intégrés dans sa fiche candidat. Il est vivement incité à compléter son profil dans l’intégralité, via son ordinateur, sa tablette ou son téléphone portable.
Cette autonomie enlève aux agences des contraintes administratives qui représentaient près de la moitié de leur temps de travail.
La plateforme Troops, qui fait partie des plateformes digitales plébiscitées par les agences, a développé sa propre application mobile pour faciliter cette gestion. Partant du principe : plus le profil sera complet, plus l’intérimaire aura la chance de se voir proposer plusieurs missions, l’intérimaire devient cautionnaire de sa réussite professionnelle. Ainsi, Troops propose plusieurs fonctionnalités directement intégrées au SIRH de l’agence : accompagnement dans la complétion du profil et notifications de relance automatiques si des étapes ne sont pas remplies.
Les avantages de l’onboarding digital pour les agences d’intérim
Les agences d’intérim ont toujours été confrontées à un problème de volatilité de leurs salariés. La fidélisation de ces derniers est devenue une étape stratégique cruciale et cette confiance réciproque est rendue possible à l’aide de la digitalisation de l’onboarding.
Tout d’abord, en facilitant le matching des profils avec les offres, l’intérimaire se voit proposer des missions adaptées à ses compétences. La personnalisation de ces opportunités et la rapidité à laquelle les agences peuvent, à l’aide du numérique, traiter leur demande, est une source de satisfaction pour les salariés du travail temporaire.
Les agences, elles, utilisent ce type d’outils afin de moderniser leur image et d’être conformes aux nouvelles habitudes et comportements de leurs salariés. Ces outils permettent aussi de développer un lien de proximité privilégié grâce aux moyens de communication rendu plus interactifs sur des applications mobiles (notifications push, chat avec un conseiller, envoi d'email, FAQ intelligentes, informations consultables à tout moment...).
2. Faciliter l'intégration des intérimaires au sein des entreprises utilisatrices
50 % de la réussite d’un recrutement se joue dans la phase avale, après la signature du contrat (3). Les agences doivent donc suivre l’intégration de leurs intérimaires une fois missionnés au sein des entreprises utilisatrices. Les plateformes vont jusqu’à proposer d’autres fonctionnalités digitales : suivi de l’intranet, notifications, gamification de l’onboarding et check-list pour suivre le processus d’intégration.
L’onboarding digital et la gestion des missions à distance
Acceptation ou refus de missions facilitées
Tout d’abord, ces plateformes et applications proposent aux candidats, d’un simple clic, d’accepter ou de refuser des missions. L’historique des missions proposées reste à disposition des candidats sur leur profil en ligne. L’objectif de cette digitalisation est de rassurer les intérimaires avant leur prise de poste tout en les rendant plus autonomes (4) (moins d’intervention des Chargés de Recrutement, sauf en cas de besoin).
Des check-lists pour préparer les missions
Une fois une mission acceptée par l’intérimaire, l’agence doit être totalement transparente sur les conditions de démarrage et expliquer les contours du poste pourvu. Via le digital, l’intégration des intérimaires est soutenue par des check-lists automatiques : vérifier que les intérimaires disposent des EPI, vérifier que l’agence possède les dates de démarrage, le lieu, le bâtiment si nécessaire, le badge d’accès, le nom et prénom du responsable opérationnel. L'automatisation de ce processus évite les saisies multiples et diminue le risque d’oubli d’une étape.
La gamification de l’onboarding
Certaines applications vont plus loin dans leur démarche en proposant une forme de gamification dans l’onboarding : création de parcours d’accueil différents pour chaque nouvel entrant ou des scénarios basés sur un story-telling capable de capter l’attention de l’intérimaire. En outre, les différentes formes de jeux capables de rendre une intégration plus plaisante, des notification automatiques permettent à l’intérimaire de se préparer à sa mission. Ces notifications peuvent inclure : la date de l’heure de début, le lieu, le rappel de ses fonctions, l’entreprise.
Nommées «Push », les notifications sont ainsi envoyées automatiquement sur le mobile du salarié. Ces messages permettent de garder le contact avec les collaborateurs, voire de les fidéliser davantage. Sans volonté d’être intrusives, elles représentent une réelle valeur ajoutée afin de renforcer la confiance de l’intérimaire envers l’agence et leur client. Avec un calendrier défini en amont, les notifications peuvent même aller plus loin que le parcours d’onboarding, et deviennent un outil de communication interne de l’agence (annonces de ses succès, invitation à participer à des formations…).
Les chats pour communiquer instinctivement
Une question, une réponse rapide. Via les chatbots, les candidats ont réponse à toutes leurs questions. Les interrogations plus complexes sont traitées à distance par l’agence et les intérimaires n’ont plus besoin de se conformer aux horaires d’ouverture de celle-ci. Ces chats reliés aux applications mobiles permettent d’avoir l’information en temps réel et d’ainsi mieux se préparer.
3. Impliquer l'intérimaire après chaque mission pour le fidéliser lors des prochaines
Bien soigner son processus d’onboarding est beaucoup plus important en intérim qu’on ne le pense. Aujourd’hui, les intérimaires ne sont plus des salariés occasionnellement missionnés par l’agence, mais des collaborateurs à part entière. Automatiser ce processus est stratégique et permet de se doter d’un avantage concurrentiel non négligeable.
Nous l’avons vu, chaque recrutement a un coût. Un coût en termes de main d’œuvre et d’outils. Les missions des intérimaires sont souvent très courtes et se succèdent les unes aux autres. Il est donc devenu crucial de connaître l’avis des intérimaires après chaque mission. Non seulement pour s’assurer que ces derniers sont satisfaits de l’entreprise utilisatrice, mais également de leur employeur. Les intérimaires peuvent par exemple répondre à un questionnaire de satisfaction via leur application de façon simple et rapide, pour évaluer à distance leur mission et contribuer à l’évolution positive de l’agence.
Finalement, l’onboarding digital permet aux agences de déployer leur marque employeur, de se démarquer et faire du nouveau collaborateur un réel ambassadeur de la marque.
L’un des plus gros objectifs de ce processus est de réussir à intégrer émotionnellement les intérimaires à l’agence ou à l’entreprise utilisatrice en diffusant ses valeurs avant et après la mission 5. L’onboarding digital a pour vocation d’amuser et d’attirer l’attention de la nouvelle recrue, et non de la faire fuir avec des procédures trop rigides et complexes.
Avec la crise de la Covid-19, l’intégration à distance est devenue difficile à gérer. Cependant beaucoup d’entreprises, dont les agences temporaires pour l’emploi, ont été force de proposition et d’innovation pour intégrer leur salarié dans de bonnes conditions. Aujourd’hui, tous ces outils de digitalisation permettent de gérer beaucoup plus de fonctionnalités à distance, d’améliorer l’expérience utilisateurs de l’intérimaire, voire de le fidéliser davantage. La crise tend vers un avenir meilleur mais elle est toujours présente dans notre quotidien. La digitalisation du processus d’onboarding n’est donc plus, depuis un an, optionnelle, mais plutôt une nécessité pour toutes les entreprises.
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A propos de Troops
Troops est une solution logicielle 100% online qui permet aux groupes et agences de travail temporaire d'accélérer leur transformation digitale tout en optimisant leur ROI. La plateforme permet de digitaliser et d'automatiser l'ensemble des processus RH spécifiques à l'intérim (profils candidats, dossiers administratifs, fiches de poste, commandes, contrats, relevés d’heures...) Elle permet aux agences se recentrer sur leur cœur de métier : le conseil et l’accompagnement des carrières. L'interface offre une couverture fonctionnelle complète et s'interconnecte avec les principales solutions externes du marché (logiciels de paie, de facturation, de multi-diffusion...) pour devenir l'outil dédié tout-en-un du travail temporaire.
