En mars 2020, quand la France s’est retrouvée confinée de manière subite en raison du Covid-19, beaucoup d’agences de travail temporaire ont vu leur chiffre d’affaires chuter, faute d’avoir digitalisé en amont leurs process de travail. Ce confinement a mis en évidence tout l’intérêt de la digitalisation des agences d’intérim pour une continuité d’activité.
Continuité d'activité en intérim : les leçons tirées de la crise sanitaire
L’activité intérimaire a été touchée de plein fouet par le premier confinement. Le secteur du travail temporaire a vu son nombre d’heures de travail diminuer de 61 % ! La moitié des intérimaires ont vu leur mission s’arrêter. Si certains secteurs comme le BTP (Bâtiment et Travaux Publics) ont été particulièrement impactés (- 80 %), d’autres comme le commerce, la logistique, le transport, le secteur médical et paramédical ou l’industrie ont tiré leur épingle du jeu.
Lors de ce premier confinement en mars 2020, les agences d'intérim ont dû s’adapter dans l’urgence face à la fermeture des agences et la baisse d’activité. Elles ont organisé des entretiens en visioconférence tant bien que mal. Elles ont dû prendre en main très vite de nouveaux outils numériques.
Les agences intérim n’étaient pas prêtes à cette digitalisation à marche forcée parce qu’une véritable transformation digitale se prépare durant de longs mois de réflexion, de mise en place de groupes de travail avec les permanents, de formation, de sensibilisation, de communication avec les entreprises utilisatrices et les intérimaires etc.
Digitalisation de l’intérim et continuité d’activité
La phygitalisation des agences d'intérim permet une continuité de l’activité 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, y compris quand les agences sont fermées.
Les salariés permanents de l’agence peuvent travailler à distance de chez eux. Ils peuvent gérer les dossiers des intérimaires depuis leur ordinateur :
Accéder à tous les documents nécessaires (contrats de travail, CV, documents administratifs des intérimaires, contrats avec l’entreprise utilisatrice) sur la plateforme de phygitalisation,
Obtenir tous les documents administratifs (pièces d’identité, RIB, etc.) à distance,
Obtenir des signatures de contrat à distance grâce à la signature électronique sans obliger l’intérimaire à se déplacer à l’agence,
Faire valider les documents automatiquement grâce à des process ou workflow paramétrés sur la plateforme.
Relation client à distance et digitalisation
La relation client avec les entreprises est également grandement facilitée par la transformation numérique des agences de travail temporaire.
Les entreprises utilisatrices peuvent accéder à la CVthèque de l’agence intérim digitalisée et choisir elles-mêmes leurs intérimaires. Les outils de matching sur les plateformes de digitalisation de l’intérim améliorent la présélection des candidats. L’intermédiation est ainsi réduite. Cela facilite le choix de candidats correspondants exactement aux besoins de l’entreprise. Les clients sont ainsi davantage satisfaits.
La transformation digitale libère du temps pour les permanents des agences, qui peuvent l’utiliser davantage pour satisfaire les clients, mais aussi pour prospecter d’autres entreprises.
Relation avec les intérimaires et digitalisation
La digitalisation de l’intérim permet un recrutement continu des personnels intérimaires. Elle améliore la réactivité et l’image des agences. Ces dernières sont alors perçues comme des entreprises modernes et adaptables.
Les intérimaires ont la possibilité d’envoyer tous leurs documents justificatifs via la plateforme de digitalisation. Les documents sont automatiquement vérifiés, ce qui limite les fraudes.
Les contrats de travail peuvent être signés en ligne grâce à la signature électronique. Nul besoin de se rencontrer pour signer le contrat au format papier !
Toute l’activité de l’agence continue donc, sans rupture de process !
Les aides à la transformation numérique
Depuis 2020, il existe de nombreuses aides gouvernementales pour aider les entreprises à entreprendre leur transformation numérique. Il y a notamment les aides de France Num, destinées aux TPE-PME dont le dispositif est valable jusqu’au 31 décembre 2023.
