En quoi la phygitalisation de l’intérim peut-elle être bénéfique ? Qu’est-ce que cela apporte aux réseaux d’agences, aux entreprises clientes, aux intérimaires et au personnel des agences ? Inventaire détaillé des nombreux avantages de la phygitalisation dans le secteur du travail temporaire.
Qu’est-ce que la phygitalisation ?
Petit rappel en préambule de la définition de la phygitalisation, contraction des termes « physique » et « digitalisation ».
La phygitalisation consiste en la combinaison intelligente et agile d’espaces physiques avec des processus en ligne. Le lieu physique, par exemple l’agence d’intérim, devient un espace accueillant et confortable réservé à la rencontre et à la relation humaine de qualité, tandis que toutes les démarches administratives chronophages et à faible valeur ajoutée sont numérisées et automatisées.
Les avantages de la phygitalisation sont inhérents aux changements d’organisation qu’implique ce concept. La digitalisation permet un gain de temps considérable, des risques d’erreur réduits, une sécurisation des données, une rapidité de réponse, moins d’oubli grâce à l’automatisation des tâches, etc. Tout en conservant des contacts humains en agence lors de rendez-vous importants.
Comparé à la dématérialisation complète des agences dites pure players, c’est-à-dire qui ne disposent pas d’agences physiques, la phygitalisation renforce la relation humaine entre les clients et les intérimaires, car le temps gagné grâce à la digitalisation peut être consacré à l’amélioration de la relation humaine.
Les avantages de la phygitalisation sont à distinguer pour chaque participant de la relation intérimaire :
les agences de travail temporaire,
les intérimaires,
les entreprises clientes,
le personnel des agences.
Les avantages de la phygitalisation pour les agences d'intérim
Diminuer les tâches administratives
Vérification des papiers d’identité, signature des DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche), signature des contrats de travail, génération des payes, génération des factures, etc. Toutes ces tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, sont automatisées via une plateforme de services en ligne, comme Troops. « Près de 30 % de la charge de travail administrative est allégée », selon Emilie Legoff, CEO de Troops.
Ce temps gagné peut être consacré à des activités à plus forte valeur ajoutée tournées à la fois vers les clients (relationnel client, commercial), mais aussi vers les candidats et intérimaires, en leur offrant une véritable prestation de ressources humaines (bilan de compétences, formation, entretien annuel, etc.).
Augmenter la rentabilité
La baisse des coûts administratifs associés à une augmentation du chiffre d’affaires grâce à la nouvelle affectation des ressources au commercial engendre une augmentation de la rentabilité.
Mettre à jour ses données en temps réel
L’ensemble des flux d’information des agences, clients et candidats est centralisé au sein d’une même plateforme online : CVthèque, justificatifs administratifs, fiches candidats, fiches clients, fiches de postes, commandes, contrats, relevés d’heures, etc. Tous les flux sont centralisés, historisés, horodatées et mis à jour en temps réel. On peut donc facilement retrouver ce qui a été fait et qui a fait quoi.
Assurer l’intégrité et la confidentialité des données
L’intégrité et la confidentialité des données est assurée. Quand tout est informatisé, la gestion des droits d’accès est plus simple. Grâce à la signature électronique des contrats et des factures, l’intégrité et la non-répudiation des données est assurée.
Respecter la conformité juridique
La digitalisation permet de mieux respecter les règles juridiques car ces dernières sont paramétrées dans la solution. Lorsqu’un élément est manquant ou erroné, l’outil est capable d’envoyer une alerte. Cela peut concerner la durée maximale d’un contrat d’intérim, les conditions d’exécution de la mission, la rémunération minimale, les visites médicales obligatoires, le montant des ICCP (Indemnités Compensatrices de Congés Payés), le montant des indemnités de fin de mission, les règles de la convention collective, etc.
Bénéficier d’une image plus jeune et innovante
En automatisant une partie de la relation agences-clients-intérimaires, l’image de l’agence d’intérim est plus moderne, notamment auprès des publics jeunes ou connectés. En outre, la réactivité est plus grande, les risques d’erreur moindres. Tout est sécurisé et accessible 7j/7 et 24h/24. Chacun y trouve son compte !
Les avantages de la phygitalisation pour les collaborateurs des agences d’intérim
Diversifier les activités des collaborateurs
Les activités des collaborateurs des agences d’intérim deviennent plus enrichissantes et acquièrent un véritable sens. Le métier va muter en profondeur, en fonction des envies et aptitudes de chacun.
Les postes vont évoluer vers plus de commercial, avec des actions de prospection et de fidélisation auprès des intérimaires et des clients.
Accompagner plus les intérimaires
Le métier peut aussi s’orienter vers un véritable accompagnement tourné vers les candidats, notamment les demandeurs d’emploi. Les conseillers des agences d’intérim pourront, par exemple, organiser des formations sur des métiers en tension pour les intérimaires.
Les avantages de la phygitalisation pour les entreprises clientes
Supprimer les intermédiations inutiles
Les entreprises utilisatrices ont la possibilité, grâce à la phygitalisation, de choisir eux-mêmes leurs intérimaires, en accédant à une CVthèque en ligne. Les entreprises préfèrent souvent gérer elles-mêmes leur recrutement parce qu’elles connaissent précisément leurs besoins. Elles veulent aussi mieux maîtriser les risques car faire une erreur de recrutement coûte cher.
Améliorer l’expérience client
Avec une solution en ligne, l’entreprise cliente se rend en agence de travail temporaire uniquement quand elle a besoin d’une prestation sur-mesure, ou lors d’événements particuliers ou de bilans annuels. Les clients de l’agence d’intérim son fidélisés grâce à une expérience client plus agréable : ils se sentent écoutés et conseillés, dans un environnement accueillant.
La situation peut être comparée à celle des agences de voyages phygitalisées. Les clients choisissent en toute autonomie leurs billets d’avion, hôtels, activités, etc. en ligne. Ils se rendent dans une agence de voyages uniquement lorsqu’ils souhaitent réaliser un voyage hyper personnalisé ou se rendre dans une zone compliquée d’accès.
Les avantages de la phygitalisation pour les intérimaires
Réaliser toutes les démarches à distance
En mettant à disposition de l’intérimaire une application mobile avec des process automatisés en arrière-plan, il peut effectuer toute ses démarches à distance, sans se déplacer. Par exemple : postuler à une annonce, recevoir sa proposition de mission, envoyer sa carte d’identité, signer un contrat, envoyer son relevé d’heures, demander un acompte, recevoir son bulletin de paie dématérialisé, ses documents de fin de mission, etc.
Recevoir des réponses plus rapidement
Les candidats et les intérimaires gagnent en rapidité dans les réponses apportées à leurs demandes faites en ligne ou via une application mobile. Le retour s’effectue de manière automatique et personnalisée, en temps réel. Le processus est digitalisé de bout en bout.
Améliorer les relations humaines
La présence d’agences physiques est rassurante en cas de problème. L’intérimaire sait qu’il peut s’y rendre quand il veut.
Les intérimaires peuvent bénéficier d’une attention améliorée en agence intérim lors de rendez-vous physiques qui ont lieu une ou plusieurs fois par an, selon ses besoins : bilan de compétences, mise en place d’une formation, perspectives d’évolution, etc.
Si l’intérimaire est satisfait de sa situation, il sera plus enclin à être fidèle à l’agence d’intérim. C’est gagnant-gagnant dans une période compliquée avec des recrutements en tension dans certains secteurs d’activité.
À lire aussi sur la phygitalisation de l'intérim :
Livre blanc - La phygitalisation des agences d’intérim : avantages et facteurs-clés de succès
Article « Le groupe d’intérim Contact RH se convertit au phygital avec Troops »
