Si les avantages de la dématérialisation (réduction des coûts, gain de temps et d’espace, activités à plus forte valeur ajoutée, etc.) ne sont plus à démontrer, il en est un qu’on oublie trop souvent : la lutte contre les fraudes. Nous parlons ici de la fraude documentaire qui concerne plus particulièrement les agences de travail temporaire.
Saviez-vous que de 3 à 6 % des documents d’identité en circulation sont des faux, selon un rapport de la DNLF (Délégation Nationale à la Lutte contre la Fraude) ? Parmi les nombreux types de fraudes, la fraude documentaire est certainement la plus courante.
La falsification de documents au format papier ou pdf est en effet très simple à réaliser à partir de logiciels graphiques. Son coût dépasserait plusieurs dizaines de milliards d’euros par an. Elle concerne tous les documents justificatifs d’un engagement : pièces d’identité, feuille de paie, justificatif de domicile, factures, carte Vitale, RIB (Relevé d’Identité Bancaire), etc.
Qu’est-ce qu’une fraude documentaire ?
La fraude documentaire consiste à usurper ou de falsifier l’identité d’une personne, à utiliser de faux documents, à remplir des formulaires de manière erronée, etc., dans le but d’obtenir une identité nationale, un travail, un prêt, un logement ou tout autre objet permettant d’obtenir des droits ou de l’argent.
Les agences d’intérim, qui manipulent beaucoup de documents administratifs provenant notamment des travailleurs intérimaires, sont directement confrontées à ce phénomène inquiétant.
Pourquoi la dématérialisation permet-elle de lutter contre la fraude documentaire ?
L’échange de documents numériques apparaît comme une solution pour lutter contre la fraude de documents, qu’il s’agisse des papiers d’identité, des documents administratifs, des factures, des contrats de travail, etc.
La dématérialisation des documents permet non seulement une authentification de la personne dont émane le document, mais aussi une intégrité du document grâce à la signature électronique. Autrement dit, on peut prouver que le document n’a pas été modifié après sa création.
La dématérialisation assure aussi une meilleure traçabilité des documents. La mise en place de workflow partagé s’avère, dans ce cas, particulièrement adaptée.
Avec un document électronique créé en bonne et due forme, on peut en effet garantir :
L’intégrité grâce à la signature électronique
La conformité
La validité, en comparant les données extraites du document par rapport à des référentiels (par exemple valider la correspondance numéro de RIB et fournisseur)
La cohérence, en vérifiant que les données de tous les documents fournis sont cohérentes (même nom sur tous les justificatifs, etc.)
Comment la solution de phygitalisation Troops vous aide-t-elle à lutter contre la fraude ?
Dans la solution Troops, vous stockez de manière sécurisée les documents d’identité, les justificatifs de domicile, la carte Vitale, etc., de vos intérimaires. La cohérence de toutes les informations peut être vérifiée automatiquement.
Les bulletins de salaire sont édités électroniquement grâce à la connexion entre Troops et un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) de votre choix. Ils sont envoyés au format PDF aux salariés et ils ne peuvent pas être modifiés. Ils sont archivés dans un coffre-fort électronique sécurisé.
Les contrats de travail sont élaborés directement dans Troops à partir des informations déjà présentes dans la solution. Ils sont signés à l’aide d’une signature électronique certifiée qui en garantit l’authenticité.
Quant aux factures envoyées aux entreprises utilisatrices, elles sont également créées directement au format électronique. Elles sont donc non modifiables, conformément à la réglementation.
En faisant appel à une solution globale de phygitalisation de l'intérim comme Troops, aucune pièce ne transite en dehors de la plateforme, ce qui vous garantit une intégrité et une authenticité des documents.
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